メルマガとブログを中心に少しずつ実験的に行っている毎週月曜日 20:00-21:30のカジュアルなサロンイベント、Social Monday、お陰様で3回目を以下のテーマで開催することが出来ました。
「ボランティア団体のコミュニティマネージャーが知っておくべきイベント管理・運営お役立ちツール」
合計５名、今回はややテック系に強いみなさんだったこともあり、大量の情報を共有して頂くことができました。感謝の意味も込めてまとめを急ぎリストしてみます。
今回このようなことを思いついたのは、最近定例で開催している「ネットスクエアード東京」の運営に関し、どのようにしたら効率的に、参加頂いた方の共感をコミュニティとして活かしていくことができるか、ということをここ最近思っていたからです。
同窓会の幹事になった時、有志のメンバーが集まってプロジェクトを始める時等・・・自分自身含め、オンラインのツールに関してまとまった情報があれば、といつも思ってました。今後こうした積み重ねを少しずつやっていくことで、『オンライン・コミュニティ・マネージャーマニュアル』のようなものがまとめられたら、なんてことを思ってます。
では、以下はイベント管理の一連の流れを考えて「これは！」と思えるツールを簡単なコメントを添えてカテゴリー毎にご紹介します。
【1】 イベント開催支援ツール
・facebook イベント (http://www.facebook.com/event.php)
【+】想定参加者がFacebook利用者が多い場合には設定が容易。申込者の顔が見える。Facebook内でのクチコミ効果。コメント等で事前・事後交流が可能
【-】メールアドレスの獲得不可、リマインダー送付、次回以降イベント案内が困難（別途メールアドレスを頂く必要あり）。申込履歴を開示希望しない方には別途配慮必要
・ATND（アテンド） (http://atnd.org/)
・twtvite (http://twtvite.com/)
【+】想定参加者がツイッター利用者が多い場合には設定が容易。申込者の顔が見える。ツイッター内でのクチコミ効果。ひとことコメント等寄せることが可能。
【-】メールアドレスの獲得不可、リマインダー送付、次回以降イベント案内が困難（別途メールアドレスを頂く必要あり）。申込履歴を開示希望しない方には別途配慮必要
・Google formを利用して申し込みフォームを作成する
【+】事前にメールアドレスの獲得が可能。事前リマインダー、次回以降のイベント案内が可能
【-】選択で申し込み情報の公開も可能だが基本的に申し込み情報は開示しにくいので申し込み時の盛り上がりが可視化されない
・Peatix (http://peatix.com/)
・Everevo (http://everevo.com)
・Zusaar (http://www.zusaar.com/)
【+】事前集金が可能（当日事前申込者の50%がドタキャンという主催者の心配を削減することが可能です）
【-】当然ですが手数料コストがかかります：ー） Peatrix (6.0% + ¥40) & Everevo (8.6%+40円) & Zusaar (PayPalの手数料+参加費の5%)
【2】 イベント参加者へのご案内（メール告知）ツール
一度イベントに足を運んでくださった方、或はブログやホームページ等を訪れて活動に興味を持って頂いた方に登録頂いた上で、メールによるご案内の送付が今のところ効果的な方法だと思います（フェイスブックページのファンの方への告知、案内は表示されない、見られない、という問題が多いような気がしていますし、ツイッターですと見落としてしまうケースも多いです）。
・Google Groupのサービスを利用して管理者からのみ配信の設定にしてお知らせを配信する。
有料のメールマガジンの活用、或はエクセル等で管理してBCCで配信等の方法もありますが、今のところGoogle Groupの活用が理想型のようです（まだ実験中です）
【3】 イベント開催前後のコミュニティ運営
Facebook Page をうまく活用することでの参加者からの投稿、リンク・画像の共有、コメント機能を利用しての交流が可能です。
Facebook Groupを立ち上げることもあると思いますが、こちらは参加者の確認を取った上で進めないとうまく回らないことが多いと感じています。コアメンバーでのやり取りには向いていると思います。
【4】 イベント実施後のアンケート実施
・紙によるアンケート用紙の配布・イベント後の回収がやはり一番回収率が高いという点で一致。感想・印象、改善点、今後への期待等を聞くことが可能です。
・Google Form（Google Document)等を活用したオンラインのURLをイベント中に画面等に表示したり、開催日にお礼のメールと併せて送付という方法もありますが回答率は下がります。
・Facebookページにコメントを寄せて頂くように依頼するのもひとつのアイディア
【5】Togetter等のツイートのアグリゲーション(まとめ)サービスの活用
イベント開催時には必ずハッシュタグの事前告知をするとして、そのご関連ツイートのまとめをイベント後にすることで参加者、参加が適わなかった方同士の学び、交流が可能になります。
まだまだ未完成の暫定的なまとめですが、「他にもこんな便利なツール＆利用方法がある！」という声があれば寄せて頂ければ幸いです。改めて知恵を寄せて頂いたSocial Monday 参加者のみなさんに感謝です：ー）
